内容摘要：作者通过近年来参与江铜集团德兴铜矿
档案资源信息化建设的实践与探索，提出档案信息化建设是一种战略储备，是档案工作未来必然选择的观点，同时指出档案信息化建设中最为关键的环节是得到领导的重视和支持、同时，人才、资金、技术也是必不可少的重要因素。关键词：矿山档案资源信息化建设“坚持以人为本，树立全面、协调、可持续的发展观”的科学论断，是矿山档案资源信息化建设的重要指导方针，近年来，德铜档案人根据矿山生产建设发展的大好形势，紧紧抓住“数字化矿山档案馆”这一新世纪矿山信息化建设的战略发展机遇，积极进取，与时俱进，不断创新，以建立矿山分布式档案基础数据库建设为重点，依托矿山局域网，扎实推进矿山档案资源信息化全面建设步伐，现已初步形成“数字化档案馆”的基本格局，利用档案信息化建设推动了矿山档案事业不断向前发展。一、档案信息建设化建设是矿山档案工作未来发展的必然趋势1、利用信息化建设对档案资源整合是档案工作未来发展的必然趋势。档案工作者的神圣使命是对矿山历史负责，为矿山的现实服务，替矿山的未来着想。因此，档案资源建设、档案信息化建设、档案开发利用应当成为新的历史时期档案事业发展三项基本任务。这三者之间，信息化建设是龙头。所谓龙头，就是一个时期内带有关键性、战略性、带动性的工作。以档案信息化建设为龙头，就是要把档案资源的信息化摆在优先发展的战略高度，将档案信息化建设纳入矿山生产经营计划建设发展的重要范畴，通过信息化建设带动和促进档案资源的整合和开发利用工作。档案信息化建设不仅仅是高新技术的应用，而且涉及到管理理念、管理理论、管理体制和管理方法的改革与创新。2、档案信息化建设是矿山档案资源的一种战略储备，是历史的必然选择。作为矿山基础性的战略信息资源，档案资源只有通过先进的数字技术、网络技术以及计算机技术进行数字化改造、管理和资源整合，建立起规范化、可共享的分布式档案基础数据库体系，依托矿山局域网，实现面向矿山机关、二级单位、面向大众的社会化服务，才能充分发挥档案信息的社会效益和经济效益，更好地为矿山改革生产经营服务。只有通过信息化，建立起矿山档案信息资源灾难备份体系，才能确保在任何条件、任何环境下档案信息的
安全，确保在各种灾难发生时提供档案信息的及时恢复与应用服务，充分体现档案信息资源的战略贮备作用。矿山档案事业的发展只有朝着信息化的发展目标迈进，以档案信息资源建设为核心，以数字化、网络化管理为基础，以实现档案信息资源的共享为目标，才能真正实现档案资源的信息化，实现档案工作的地位和价值。因此，把档案信息化作为矿山档案事业发展的优先战略选择，是新时期档案事业发展的内在要求和根本动力，是历史的必然选择。二、档案资源信息化建设的基本实践与做法1、领导重视和支持是加快档案信息化建设步伐的最为关键的因素。对于档案部门来说，信息化建设是一项全新的工作，是一项较为复杂系统工程，是档案工作一次质的飞跃。面对信息化，档案部门既是发展机遇又是挑战。近几年来，我矿档案资源信息化建设紧紧跟踪档案现代化管理发展方向，努力寻求建设符合矿山生产建设需求的信息化建设平台的路子。我矿档案信息化建设得到了矿党政、江铜集团公司档案部门的高度重视和大力支持，矿党政领导先后多次到矿档案馆指导工作、听取
汇报，与此同时，江铜集团公司档案部门为我矿档案信息化建设出谋划策，提供指导与帮助。2004年矿行政决定拨出专项资金对我矿档案信息化建设进行投入，年初安排10万元软件费，用于购买符合矿山档案工作需求的网络版档案管理软件，在年中又一次性安排了50万元资金，用于购置档案信息化建设所需的各种硬件设备，经过安装调试，由德兴铜矿与上海一家软件公司合作开发的档案知识化管理系统投入了运行，并在当年通过了验收。2、扎扎实实做好基础工作，加大数据录入、扫描进度，更好地发挥档案现代化管理设备的效力。为了尽快实现矿领导提出的要使德兴铜矿档案现代化管理水平迈上一个新台阶的目标要求，做到有投入就有产出，有回报。矿档案馆全体人员为此付出了十分艰辛的努力。经过两年多的紧张工作，目前已基本实现文件、图纸、照片、音像、实物等档案材料的数字化转换，提供网络查询，期间,各类档案员共录入30000余条档案信息，其中,完成19962005年文件的录入、及部分文件的全文挂接、3211页重要文件的扫描工作，完成了部分重要科技档案的文字、图纸扫描工作，采、选、冶、化工、机械等相关二次科技文献8550页的扫描工作，部分档案、情报信息已发布上网，供全矿查询使用。系统的成功运行以及高质量的设备配置，从而使我矿档案现代化管理从此迈上了一个崭新的台阶。三、几点启示笔者通过几年来参与矿山档案资源信息化建设的探索和实践，酸甜苦辣，五味齐全、拟得出以下几点启示，供同行们参考：1、档案信息化队伍建设要求高，人才难得。档案信息化建设，档案人员要与计算机、网络打交道，是一种高层次的工作，对人的思想观念、专业技能、等综合素质都有较高的要求。档案人员不但要有相适应的熟练的计算机操作技能，有获取判断运用信息的能力，而且要有精通的档案业务知识。这种人上那儿找？那种既会档案管理、又会计算机操作管理的复合型人才真是一将难求。由于受传统用人体制的制约，使人才竞争难以顺利展开，加上档案部门是清水衙门、待遇不高，优秀人才难以吸引进来，进来后又难以留住，冗员又难以消化，致使档案部门人员老面孔，工作老方法，进步不快，活力不强。2、应对环境变化差，服务方式转变难。由于档案部门长期受计划经济时代影响,大多数档案人员思想观念陈旧，墨守陈规，饱食终日，不思进取，无所作为，致使应变能力不强，竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的顾客，是背靠背的服务，服务方式是公开的透明的全方位的，服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们档案人员从根本上进行脱胎换骨的转变,以矿山发展改革、生产建设为中心，以开发利用为出发点，更新服务理念，拓宽服务领域，提升服务质量。当然，我们应当坚信,对策总比困难多。我们看到困难是为了克服困难,对迎战困难有充分的认识和足够的准备。我们只有迎难而上，勇敢接受挑战，奋起直追，真抓实干，努力推进矿山档案信息化建设进程,这是必然的选择、历史的选择。3、建设任务重，工作见效难。在矿山档案信息化建设进程中，一是要对现存馆藏档案资源进行数据化处理，通过数据录入、全文挂接、扫描等手段，将当年收集归档的各类文件材料及历年来馆藏文书、科技、会计、音像、照片、科技情报、报刊、书籍等转换成电子文件。目前，我馆虽然对部分馆藏档案进行了数据化处理，但还有大量的数据需要进行录入、扫描等工作，任务十分繁重，档案人员仍将需要付出艰苦的努力，才能完成庞大数据库的建设。二是要利用已开发完成的档案知识化管理软件，按照著录标准对数据库进行规范处理，便于检索利用。三是通过矿局域网要对广大利用者提供网上利用平台，搞好信息资源共享服务。四是要采取高新技术如采用电磁屏蔽，内外网物理隔离、数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，防止馆内服务器被网络黑客攻击、自身误操作删除修改，防止信息丢失失密，确保档案信息安全目前此项工作我们还在完善之中。五是要根据电子信息技术的不断完善与进步,要对电子文件进行转换升级,使其处于可用状态,防止因技术升级而失去效用,造成资源损毁。六是要双管齐下，在档案信息化完成之前，实行的是纸质档案与电子文档并存，既要按老方法管理纸质档案，又要按信息化要求数字化电子文档，工作量是双倍甚至是多倍的。因此，要实现全部意义的档案资源信息化，建成数字化矿山档案馆，仍然需要档案人员和相关部门的长时间的坚持不懈的努力，需要领导重视和支持，需要人才、技术、资金上给予充分的保障。